①   為必須暫時保管的檔案,新增一個「暫置資料夾」

這是讓電腦桌面不會全是小圖示的方法之一。如果你有必須暫時保管的檔案文件時,就將該檔案移至新增的「暫置資料夾」。

然後,定出一個清理的期限。例如,每過3個月,暫置資料夾裡的文件、檔案,就自動移到垃圾桶裡,這樣使用暫置資料夾才會有效率。

 

②   2個以上的檔案,就新增1個資料夾

利用資料夾來歸納並整理「2個以上」的檔案。

不這麼做的話,檔案會無限增加,尋找檔案的速度越來越慢。

接着,就把WORD、EXCEL等檔案,放進適合的新增資料夾裡。

 

③   檔案數量超過7個,就再分出1個資料夾

有一個經驗法則,叫做「神奇的數字7」(Magic Number 7)。簡單來說,就是「腦袋無法好好整理超過7個以上的資訊」,所以我們就根據這個法則,只要檔案超過7個,就在下一層新增1個資料夾。

不過,可不要愚蠢到「1個檔案就設1個資料夾」,這樣只會增加尋找檔案的時間,千萬別這麼做。

 

④   資料夾分層,以3層為限

資料夾要分層管理。原則上以3層為限。

例如,第1層是企畫書、估價單、參考資料(文件的種類)。

第2層是A公司、B公司、C公司(公司名稱)。 第3層是1月分、2月分、3月分(日期)。

總之,重點就是把資料夾分成3層。至於每一層的新增方式,可以根據自己的工作內容來決定。

 

⑤命名非常重要

有些人覺得電腦裡的檔案、資料夾只有自己會使用,命名時就隨隨便便。但是,你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字。

命名時要掌握一個訣竅,就是使用什麼樣的用語,能夠成為搜尋時的提醒或暗示。一般來說,我們第一個會想到的,就是製作的時間或負責該項工作的人。

另外,我們還可以根據顧客、業務主題、工作內容、文件形態來命名。如果資料夾裡有2個以上的檔案,這些檔案的名稱最好都有共同的關鍵字。例如,

假設有2個檔案:

①     201310山田企業商品A估價單

②     201311山田企業商品B估價單

資料夾的名稱,第1層就是「山田企業」,第2層是「估價單」,如果要清楚哪一個是最新版本的資料,再加入「修正」、「最新」等文字,就更容易分辨出來。

如果該資料夾不但重要,使用頻率也很高,不妨給它一個聳動的名稱,吸引自己注意。

 

本文摘自大是文化《成功人士這樣整理辦公桌:恰到好處的亂,工作當場完成一半》

 

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